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Le mailing permet l'envoi en nombre et automatisé de courriers à destination de différentes adresses répertoriées dans une Base de Données. La création d'un mailing se réalise en plusieurs étapes :
1. CREATION DE LA BASE DE DONNEES
La Base de Données va être créée dans le Tableur de OFFICE One.
| • | Lancer OFFICE One 6 Tableur, et créer un nouveau Tableur (par exemple : répertoire.sxc). |
| • | Sur la première ligne de calcul, saisir le nom des champs à insérer dans le mailing (par exemple : nom, prénom, adresse, code postal, ville) |
| • | Sur les lignes suivantes, saisir les valeurs des champs, le nom des correspondants (voir l'exemple). |
2. CONNECTION A LA SOURCE DE DONNEES
| • | Dans OFFICE One 6 Tableur, dans le Tableur contenant les données. |
| • | Cliquer sur le menu Outils, Sources de Données. |
| • | Dans la partie Nouvelle source de données, cliquer avec le bouton de la souris, et sélectionner Nouvelle source de Données. |
| ► | Dans la partie nom : saisir le nom de la base de données (par exemple : répertoire). |
| ► | Dans la partie Type de BD : sélectionner Classeur. |
| ► | Dans la partie URL ... : parcourir l'ordinateur pour retrouver le tableur contenant les données (par exemple : c:/assistance/mailing/répertoire). |
| • | Cliquer sur OK pour valider la création de la source de données. |
3. REDACTION DE LA LETTRE TYPE
| • | Lancer OFFICE One 6 Traitement de texte, et créer un nouveau Document (par exemple : tarifs.sxw). |
| • | Saisir le texte du courrier. |
| • | Cliquer sur le menu Insertion, Champs, Autres .... (*) |
| • | Onglet Base de Données : |
| ► | Dans la partie Type de champ, sélectionner Champ de mailing. |
| ► | Sélectionner la Base de données correspondante au mailing en cours (par exemple : répertoire). |
| ► | Cliquer sur le signe [+], pour afficher Feuille 1. |
| ► | Cliquer sur le signe [+] de Feuille 1 pour afficher les champs de la base. |
| ► | Cliquer sur le champ à insérer dans la lettre et cliquer sur Insérer. |
| ► | Insérer autant de champs que nécessaire, et Fermer la boite de dialogue. |
| • | (*) Autre méthode d'insertion de champs : |
| ► | Cliquer sur le menu Affichage, Source de données. |
| ► | Sélectionner la source de données à utiliser. |
| ► | Faire glisser chaque en-tête de colonne dans le document texte. |
4. OPTIONS SUR LES ENREGISTREMENTS
Lorsque la source de données est affichée, des "traitements" peurvent être effectués.
| ► | Sélectionner la colonne sur laquelle doit être effectué le tri. |
| ► | Cliquer sur l'icône de la barre de base de données pour trier par ordre croissant ou décroissant. |
| • | Recherche d'enregistrement |
| ► | Cliquer sur l'icône de la barre de base de données. |
| ► | Préciser les Critères de recherche : texte saisi, champs vides, champs non vides. |
| ► | Préciser le Domaine de recherche : Tous les champs ou champ unique. |
| ► | Compléter les Paramètres. |
| ► | Un triangle apparait à gauche du 1er enregistrement trouvé. |
| • | Filtre permet de sélectionner, parmi tous les enregistrements, ceux qui seront fusionnés. |
| ► | Activer l'AutoFiltre pour n'afficher que les enregistrements sélectionnés (triangle à gauche). |
| ► | Le Filtre standard permet de combiner plusieurs critères de filtre. |
5. FUSION Ou la création du mailing, consiste à créer autant de lettres qu'il existe d'enregistrement concernés dans la base de données.
| • | Ouvrir la lettre type (par exemple : tarifs.sxw). |
| • | Afficher la Source de données (par exemple : répertoire). |
| • | Sélectionner et/ou Filtrer les enregistrements concernés. |
| • | Cliquer sur l'icône pour ouvrir la boite de dialogue Mailing. |
| • | Sélectionner les enregistrements. |
| • | Sélectionner le type de Sortie : Imprimante, Email, Fichier. |
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